결재 단계가 많아 현장 요청 처리가 늦어지는 간호부가 조직구조에서 손볼 점은?

계층이 많은 고층구조는 정보가 오르내리는 단계가 길어 결정이 늦어진다. 중간 계층을 줄인 평면구조는 보고 단계를 짧게 해 반응 속도를 높인다. 부서 세분화는 수평적 분화를 늘려 조정 부담을 키우고, 결재 권한을 한 곳에 모으면 집권화가 심해져 지연이 오히려 커진다.

조직의 세로 방향 크기를 계층 수라고 하고, 계층이 많은 구조를 고층구조, 적은 구조를 평면구조라고 부릅니다. 결재 단계가 많아 현장 요청 처리가 늦다는 것은 계층 수가 지나치게 많다는 신호이므로, 중간 관리 계층을 줄여 보고 단계를 짧게 하는 것이 구조 차원의 해법입니다.
계층 수가 많아지면 어떤 일이 생기는지 정리해 두십시오. 첫째, 정보가 위아래로 오갈 때 거치는 단계가 늘어 전달 시간이 길어지고 내용이 왜곡될 가능성도 커집니다. 둘째, 단계마다 결재를 기다리는 대기 시간이 쌓여 실제 검토 시간보다 대기 시간이 훨씬 길어집니다. 셋째, 관리 계층이 늘어난 만큼 관리 인건비가 증가합니다. 넷째, 실무자가 스스로 판단할 여지가 줄어 자율성과 책임감이 낮아집니다. 반대로 계층을 줄이면 반응 속도가 빨라지지만, 관리자 한 사람이 맡는 통솔범위가 넓어지므로 업무가 표준화되어 있고 구성원이 숙련되어 있어야 무리가 없습니다. 계층 수와 통솔범위는 서로 반대 방향으로 움직이는 관계입니다.
대비되는 개념도 갈라 두어야 합니다. 조직구조의 복잡성은 계층 수를 뜻하는 수직적 분화와 부서 수를 뜻하는 수평적 분화를 함께 가리킵니다. 이 문항에서 부서를 더 세분하는 방안은 수평적 분화를 늘리는 것이어서 부서 간 조정할 일을 오히려 늘립니다. 집권화는 의사결정 권한이 상위 계층에 모여 있는 정도를 뜻하므로, 결재 권한을 간호부장에게 모으는 방안은 집권화를 높여 지연을 키웁니다. 공식화는 업무 절차를 문서로 규정해 둔 정도인데, 서류 양식을 통일하는 방안이 여기에 해당하며 작성 시간은 줄여도 대기 시간은 줄이지 못합니다.
관리 실무에서 주의할 점은 계층을 줄이면서 권한을 함께 내려보내는 것입니다. 중간 관리자만 없애고 결정 권한은 그대로 위에 남겨 두면, 현장은 물어볼 사람만 사라지고 기다리는 시간은 그대로인 상태가 됩니다. 어느 사안을 어느 직위에서 최종 결정할지 목록으로 정리해 함께 공지해야 계층 축소의 효과가 실제로 나타납니다.
계층을 줄일 때는 없어지는 계층이 하던 일을 어디로 옮길지도 함께 정해야 합니다. 중간 관리자는 결재만 하는 것이 아니라 부서 간 조정, 신규 인력 지도, 갈등 조정 같은 일을 함께 맡고 있는 경우가 많습니다. 이 기능을 미리 다른 자리에 배정하지 않으면 계층은 줄었는데 아무도 하지 않는 일이 생겨 현장의 부담이 오히려 커집니다.