간호부 연간 사업계획이 해마다 문서로만 남고 실행되지 않을 때 우선 개선할 점은?

계획이 실행으로 이어지지 않는 대표적 저해요인은 계획이 자원 배분과 일정에서 분리된 채 문서로만 존재하는 것이다. 목표마다 소요 예산과 담당자, 기한을 붙여 예산 편성과 업무 일정에 연결해야 집행 여부를 점검할 수 있다. 서식 표준화나 목표 하향은 실행력을 만들지 못하며, 전담부서 일임은 현장 수용성을 더 떨어뜨린다.

기획(planning)은 목표를 정하고 그 목표에 이르는 방법을 미리 결정하는 관리기능입니다. 그런데 계획서가 만들어지고도 실행되지 않는 일이 흔합니다. 이런 현상을 기획의 저해요인이라고 부르며, 크게 기획자 개인에서 오는 것, 조직 구조에서 오는 것, 자원과 정보에서 오는 것으로 나눌 수 있습니다.
대표적인 저해요인은 다음과 같습니다. 첫째, 목표가 구체적이지 않아 무엇을 언제까지 얼마나 할지 알 수 없는 경우입니다. 둘째, 계획이 예산과 인력 배분에서 분리되어 있는 경우입니다. 셋째, 계획 수립에 실행할 사람이 참여하지 않아 수용성이 낮은 경우입니다. 넷째, 변화에 대한 저항이나 실패에 대한 두려움으로 새로운 시도를 미루는 경우입니다. 다섯째, 미래 정보가 부족해 계획의 근거가 빈약한 경우입니다.
이 문항의 상황처럼 해마다 계획서만 남는다면, 가장 흔한 원인은 두 번째입니다. 목표는 있으나 그 목표를 달성하는 데 필요한 돈과 사람, 시간이 배정되어 있지 않으면 계획은 실행 대상이 아니라 보고 문서로만 남습니다. 따라서 목표 하나하나에 소요 예산, 담당 부서와 담당자, 착수와 완료 기한을 붙이고, 이를 부서 예산 편성과 월별 업무 일정에 옮겨 놓아야 합니다. 이렇게 해야 통제 단계에서 계획 대비 실적을 비교할 수 있는 기준이 생깁니다.
기획의 원칙과 연결하면 이해가 쉬워집니다. 목적부합성의 원칙은 계획이 조직의 목표에 기여해야 한다는 것이고, 계층화의 원칙은 상위 계획에서 하위 계획이 파생되어야 한다는 것이며, 신축성의 원칙은 상황이 바뀌면 수정할 수 있어야 한다는 것입니다. 예산과 일정에 연결하는 작업은 상위 계획을 실행 가능한 하위 계획으로 내리는 계층화 작업에 해당합니다.
임상에서 주의할 점은 계획을 실행 가능한 크기로 쪼개는 일입니다. '간호의 질을 높인다'와 같은 문장은 점검할 수 없지만, '3월까지 낙상위험 사정도구 교육을 전 직원에게 실시한다'처럼 기한과 대상, 산출물이 붙으면 매달 점검할 수 있습니다. 또한 계획 수립 단계에 실제로 실행할 간호사가 참여하면 실행률이 올라가므로, 전담부서에 맡기기보다 부서별 초안을 모으는 방식이 낫습니다.