여러 기관이 한 대상자에게 각자 서비스를 제공하고 있다면 먼저 누가 무엇을 언제 제공하는지 목록으로 정리한다. 조정자는 이 목록에서 서로 겹치는 항목과 아무도 맡지 않은 공백 항목을 함께 찾아낸다. 그 뒤 관계자를 한자리에 모아 사례회의를 열고 역할 분담을 문서로 남긴다.
역할을 나눌 때의 기준은 기관의 편의가 아니라 대상자의 부담이다. 같은 질문에 여러 번 답하게 하거나 방문 일정이 한 주에 몰리지 않도록 조정하고, 정한 내용은 대상자와 가족에게도 알려 준다. 아직 서비스가 닿지 않은 요구가 드러나면 그때는 자원의뢰로 연결하고, 조정 결과는 정기적으로 다시 점검한다.
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