전자의무기록 시스템이 멈춰 처방과 기록을 볼 수 없을 때 병동의 대응으로 옳은 것은?

정보시스템 중단에 대비해 병원은 수기 서식과 대체 절차를 미리 마련해 두며, 중단 동안에는 그 서식에 사실과 시각을 적고 복구된 뒤 전산에 입력한다. 기록을 미루거나 남의 계정을 쓰는 것은 사실 왜곡과 접근권한 위반이 된다. 복구를 기다리며 간호를 미루는 것이 함정이다.

전자의무기록이 병동 업무의 중심에 자리 잡으면서 시스템이 멈추는 상황도 관리해야 할 위험이 되었습니다. 정기 점검처럼 예정된 중단도 있고 장애로 인한 갑작스러운 중단도 있는데, 어느 쪽이든 대비 절차를 미리 만들어 두는 것이 원칙입니다. 이를 다운타임 대응이라고 합니다.
대응의 뼈대는 세 가지입니다. 첫째는 대체 기록입니다. 병원은 중단 상황에서 쓸 수기 서식을 미리 만들어 병동에 비치해 두고, 간호사는 수행한 간호와 관찰 내용, 시각을 그 서식에 사실대로 적습니다. 둘째는 대체 정보 확보입니다. 처방을 볼 수 없으면 마지막으로 출력해 둔 자료나 약국·검사실과의 직접 확인 같은 정해진 통로로 정보를 얻습니다. 셋째는 복구 후 입력입니다. 시스템이 돌아오면 수기 기록의 내용을 전산에 옮기되, 실제 수행 시각과 나중에 입력한 시각이 구분되도록 남깁니다.
여기서 지켜야 할 기록의 원칙이 그대로 적용됩니다. 기록은 수행한 직후에 사실 그대로 시각과 함께 남기는 것이 원칙이며, 기억에 의존해 나중에 몰아 적으면 시각과 내용이 흔들려 기록으로서의 가치를 잃습니다. 반대로 남기지 않으면 수행하지 않은 것으로 평가될 수 있습니다.
정보 보안과 관련한 지점도 함께 보아야 합니다. 급하다는 이유로 다른 간호사의 계정으로 접속하는 일은 흔히 벌어지지만, 이는 접근권한 관리를 무너뜨리는 행위입니다. 기록의 주체가 흐려져 누가 무엇을 했는지 확인할 수 없게 되고, 문제가 생겼을 때 계정 소유자에게 책임이 돌아갑니다. 계정은 어떤 상황에서도 공유하지 않습니다.
실무에서 놓치기 쉬운 것은 준비 단계입니다. 대응 절차가 문서로만 있고 서식이 어디 있는지 아무도 모르면 무용지물이므로, 서식의 보관 위치를 정해 두고 신규간호사 예비교육과 정기 훈련에 포함해 두어야 실제 상황에서 움직일 수 있습니다.
예정된 중단과 갑작스러운 중단은 준비가 다릅니다. 예정된 점검이라면 중단 전에 필요한 처방과 검사 결과, 투약 기록을 미리 출력해 두고 그 시간대에 예정된 처치를 조정합니다. 갑작스러운 장애라면 먼저 정보 부서에 알려 복구 예상 시간을 확인하고, 그 시간에 맞추어 대체 통로를 정합니다. 어느 경우든 환자에게 필요한 간호는 멈추지 않는다는 것이 원칙이며, 기록은 나중에 옮기더라도 그 순간에는 종이에 남긴다는 습관이 병동을 지킵니다.