기록실에서 오래된 서류를 정리할 때에는 종류별 보존기간부터 확인한다. 의료법과 시행규칙은 기록의 종류에 따라 서로 다른 연한을 정해 두고 있다.
수술기록과 진료기록부는 10년, 환자 명부와 간호기록부, 검사내용 기록은 5년, 진단서 등의 부본은 3년, 처방전은 2년간 보존한다.
보존기간은 기록을 함부로 버리지 못하게 하는 최소한의 기준이다. 전자의무기록으로 보관할 때에도 정해진 기간 동안 위조나 변조 없이 확인할 수 있어야 한다.
기간이 지났다고 해서 기록이 자동으로 없어지지는 않는다. 분쟁이나 조사와 관련된 기록은 보관 형태와 관계없이 임의로 폐기하지 않는다.
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