여러 부서가 함께 관여하는 퇴원 준비에서 간호관리자가 조정 기능을 수행하는 방법은?

조정은 나뉘어 있는 활동들이 조직의 목표를 향해 어긋나지 않게 시점과 순서를 맞추는 관리 기능이다. 관련 부서가 함께 정보를 나누고 순서를 정하는 자리를 두는 것이 대표적인 수평적 조정 방법이다. 업무를 나누어 놓기만 하면 분업이지 조정이 아니며, 상급자에게 올려 보내는 것은 수직적 처리이다.

조정(coordination)은 나뉘어 있는 여러 활동이 조직의 목표를 향해 어긋나지 않도록 시점과 순서, 내용을 맞추는 관리 기능입니다. 조직은 일을 나눌수록 효율이 오르지만, 나눈 만큼 서로 어긋날 위험도 함께 커집니다. 그래서 분업과 조정은 늘 짝으로 다루어집니다.
조정의 방법은 크게 수직적 조정과 수평적 조정으로 나눕니다. 수직적 조정은 명령 계통을 따라 상위 관리자가 판단해 아래로 지시를 내리는 방식이고, 규정과 절차를 만들어 두는 것도 여기에 들어갑니다. 수평적 조정은 같은 층위의 부서들이 직접 정보를 주고받아 맞추는 방식으로, 정기 회의체, 위원회, 연락 담당자 지정, 임시 과제팀 구성이 대표적입니다.
퇴원 준비는 조정이 필요한 전형적인 업무입니다. 간호부는 교육과 자가간호 준비를, 의사는 처방과 진단서를, 약제부는 퇴원약을, 사회사업실은 재가 서비스 연계를, 원무과는 수납과 서류를 맡습니다. 이 활동들은 순서가 어긋나면 환자가 병동에서 기다리게 되고, 어느 하나가 빠지면 퇴원 후 문제로 이어집니다. 따라서 관련 부서가 함께 참여하는 자리를 정례로 두고 누가 언제 무엇을 하는지 맞추는 것이 조정 기능의 핵심입니다.
헷갈리기 쉬운 개념을 갈라 두겠습니다. 업무 범위를 나눈 문서를 만드는 것은 분업과 권한 배분이며, 나누는 일 자체는 조정이 아닙니다. 이견을 상급 관리자에게 올려 보내는 것은 수직적 해결이며 실무 차원의 조정이 이루어지지 않은 결과입니다. 각 부서가 알아서 개입하도록 두는 것은 조정을 포기한 상태에 가깝습니다.
임상에서 주의할 점은 조정의 결과를 기록으로 남기는 일입니다. 회의에서 정한 순서와 담당을 문서로 남기고 전자의무기록의 퇴원계획 항목에 반영해 두어야, 근무조가 바뀌어도 같은 순서로 진행됩니다. 조정은 한 번의 회의가 아니라 반복해서 확인하는 과정으로 유지해야 합니다.
조정이 잘 되고 있는지 보는 지표도 있습니다. 퇴원 결정 시각과 실제 퇴원 시각의 차이, 퇴원 당일 처방과 서류가 준비된 시각, 퇴원 교육 시행률 같은 값을 모아 보면 어느 단계에서 지연이 생기는지 드러납니다. 조정은 회의 자체가 아니라 이런 자료로 확인해야 실효가 유지됩니다.