소모품 과잉 재고와 유효기간 경과가 되풀이되는 병동에 도입할 재고관리 방식은?

실제 사용량에 기초해 적정 정수를 정하고 정기적으로 보충하면 과잉 재고와 유효기간 경과를 함께 줄일 수 있다.

소모품 과잉 재고와 유효기간 경과가 반복되는 문제는 병동 물품관리에서 흔히 부딪히는 난제입니다. 핵심은 ‘얼마나 쌓아둘 것인가’가 아니라 사용량 데이터를 얼마나 정확히 반영하여 적정량을 유지하느냐에 있습니다.

사용량 기반 정수 설정의 원리
정답인 ‘사용량을 근거로 정수를 정해 정기 보충’은 재고관리에서 정수(par level) 개념을 적용한 방식입니다. 정수란 해당 품목에 대해 병동이 항상 확보해야 할 목표 재고량을 뜻하며, 과거 일정 기간 동안 실제로 소비된 양을 바탕으로 산출합니다. Walczyk 등의 연구에서는 자동분배캐비닛(ADC)의 재고관리 모델을 비교하면서, 정수 조정과 최근 90일 이상 사용되지 않은 품목 제거를 통해 재고를 최적화했다고 보고합니다 [2]. 이는 단순히 많은 양을 확보하는 것이 아니라, 실제 사용 패턴에 맞춰 상한선을 정하고 그 범위 안에서 주기적으로 보충하는 접근입니다.

사용량 포착의 정확성이 재고관리의 성패를 좌우
Neve와 Schmidt의 연구는 미국 병원 공급망에서 ‘무재고(stockless)’ 구조를 채택하더라도 기술 도입만으로 효율이 보장되지 않는다고 지적합니다. 이들은 병원 부서가 재고 사용량을 얼마나 정확하고 일관되게 기록하는지가 공급망 성과의 핵심이라고 강조합니다 [1]. 100% 정확한 사용량 기록은 현실적으로 불가능하므로, 모델은 특정 부서의 기록 정확도 수준에 조건을 두고 설계되어야 합니다. 이는 병동에서 소모품이 실제로 언제, 얼마나 사용되는지가 전산이나 기록을 통해 신뢰할 수 있게 남아 있어야 정수 산정이 의미를 가진다는 뜻입니다. 사용 기록이 부정확하면 아무리 정교한 보충 주기를 적용해도 과잉 또는 결품이 반복됩니다.

오답이 초래하는 문제
청구 주기를 늘려 한 번에 많이 확보하는 방식(1번)은 일시적으로 청구 업무를 줄일 수 있으나, 보관량 증가로 유효기간 경과 폐기 위험을 키웁니다. 사용량과 무관하게 품목별 정수를 일률적으로 올리는 방식(2번)은 실제 소비되지 않는 품목까지 과잉 보유하게 만들어 동일한 문제를 악화시킵니다. 필요할 때마다 간호사가 각자 직접 청구하는 방식(4번)은 청구 시점과 수량이 개인 판단에 의존하게 되어 사용량 데이터의 일관성을 해치고, 누락이나 중복 청구로 이어질 수 있습니다 [1]. 유효기간이 긴 물품을 앞쪽에 배치하는 방식(5번)은 선입선출(FIFO) 원칙과 반대입니다. 유효기간이 짧은 물품을 먼저 사용하도록 배치해야 폐기를 줄일 수 있습니다.

자동화 시스템과 정수 관리의 결합
Jung 등의 문헌고찰은 ADC가 의약품 사용 흐름을 간소화하고 재고관리를 용이하게 하며 비용 절감과 환자 안전 향상에 기여한다고 정리합니다 [3]. Freeman-Muhammad 등의 연구에서도 ADC와 중앙약국 재고 소프트웨어를 재고 최적화 분석 도구로 연결했을 때 약국 인력과 비용, 의약품 가용성에 미치는 영향을 평가했습니다 [4]. 이러한 시스템은 사용량 데이터를 자동으로 수집하고 분석하여 정수를 동적으로 조정하는 데 유리합니다. 다만 시스템 도입 자체가 해결책은 아니며, 핵심! 사용량 기록의 정확성과 정기적인 정수 재평가가 뒷받침되어야 시스템의 이점이 실현됩니다 [1][2].

구분사용량 기반 정수 보충(정답)청구 주기 연장 또는 정수 상향(오답)재고량 결정과거 사용량 데이터로 산출사용량과 무관하게 임의 설정유효기간 관리적정량 유지로 폐기 위험 감소과잉 보관으로 경과 폐기 증가업무 효율정기 보충으로 업무 예측 가능일시적 편의, 장기적 비효율데이터 의존도사용 기록 정확성이 중요기록 없이 재고만 늘림

임상 적용 포인트
병동에서 소모품 관리를 개선하려면 먼저 품목별 사용량을 일정 기간(예: 90일) 동안 추적하여 평균 소비량과 변동 폭을 파악합니다. 이를 바탕으로 보충 주기 동안 필요한 수량에 안전재고를 더해 정수를 설정하고, 정기적으로 실제 사용량과 비교해 정수를 조정합니다. 동시에 사용하지 않는 품목은 목록에서 제거하여 관리 대상을 줄입니다 [2]. 사용 기록은 가능한 한 자동화된 시스템으로 수집하되, 수기 기록이 필요한 경우에는 기록 시점과 수량을 표준화하여 정확성을 높여야 합니다 [1].참고 문헌 (논문 출처)[1]Point-of-use hospital inventory management with inaccurate usage capture.일반논문Neve BV, Schmidt CP. (2022) · DOI: 10.1007/s10729-021-09573-1[2]A Comparison of Inventory Management Models in Automated Dispensing Cabinets at a Large Academic Medical Center.일반논문Walczyk T, Hill JD, Gill C, Hurowitz L, Stimler D, Flax G, Boreen C, Lau E. (2024) · DOI: 10.1177/00185787231214416[3]Benefits and challenges associated with implementation and ongoing use of automated dispensing cabinet for medicines: A scoping review.일반논문Jung YY, Walsh Á, Patel J, Lai K. (2025) · DOI: 10.1016/j.rcsop.2025.100599[4]Impact of connected dispensing technology with advanced analytics in a multicenter health system.일반논문Freeman-Muhammad S, Chipman-Ashley R, Martin RE, Williams J, Prochazka A, Dumitru D, Greszler C. (2024) · DOI: 10.1093/ajhp/zxae198