재료 장부상 잔량과 실물 잔량이 다르다. 우선 시행할 조치는?

차이는 입고·사용·폐기·반품 기록을 실물과 대조해 원인을 추적해야 한다.

재료 장부상 잔량과 실물 잔량의 불일치는 단순한 기록 오류가 아니라 재고관리 시스템 전반의 신뢰성을 위협하는 신호입니다. 이 상황에서 즉시 폐기하거나 장부를 근거 없이 수정하는 행위는 오히려 손실 규모를 왜곡하고 원인 규명을 어렵게 만듭니다. 가장 먼저 시행해야 할 조치는 입출고 기록과 실제 사용·폐기 내역을 대조하여 차이가 발생한 지점을 특정하는 것입니다.

치과 임상에서 재료 관리는 진료의 질과 직결됩니다. 수복재, 인상재, 마취제 등은 유효기간과 보관 조건이 엄격하고, 소모량이 진료 행위와 직접 연동되기 때문입니다. 장부와 실물의 차이가 발생했다면 입출고 기록과 실제 사용·폐기 내역을 교차 확인하는 것이 첫 단계입니다. 예를 들어 특정 수복재의 장부상 잔량이 실물보다 많다면, 사용 후 기록 누락, 폐기 후 미기재, 또는 개봉 후 변질로 인한 미사용 폐기 가능성을 각각 점검해야 합니다. 반대로 실물이 더 많다면 입고 기록의 중복 기재나 타 부서와의 재료 혼용 여부를 확인합니다.

혼동 주의! 장부를 실물에 맞춰 근거 없이 수정하는 것은 일시적으로 숫자를 맞출 수는 있어도 차이의 원인이 남아 있어 같은 문제가 반복됩니다. 감사 관점에서도 임의 수정은 재고 자산의 신뢰성을 훼손하는 행위로 간주될 수 있습니다. 핵심! 재고 불일치는 ‘기록의 문제’인지 ‘실물 관리의 문제’인지를 먼저 구분해야 하며, 그 구분은 대조 작업 없이는 불가능합니다.

치과위생사는 진료 보조 과정에서 재료를 개봉하고 혼합하며 폐기하는 일상적 권한을 가집니다. 따라서 재고 불일치가 발견되면 본인이 관여한 사용·폐기 시점의 기록을 우선 점검하고, 동료와의 인수인계 과정에서 누락이 없었는지 확인하는 것이 실무적으로 타당합니다. 직원 교육은 원인이 확인된 이후의 재발 방지 수단이지, 원인 규명 이전의 우선 조치가 될 수 없습니다.

구매단가 조정은 재고 수량과 무관한 회계적 조치이며, 전량 폐기는 차이의 원인이 명확히 규명되지 않은 상태에서 자산을 소멸시키는 비합리적 결정입니다. 따라서 정답은 4번이며, 이는 재고관리에서 ‘기록 대조를 통한 원인 규명’이 모든 후속 조치의 전제가 된다는 원칙을 반영합니다.