의료기관을 폐업하면서 진료기록 보존계획을 마련하지 않았다. 우선 보완할 사항은?

폐업하더라도 법정 기간 동안 진료기록을 안전하게 보존하고 열람할 수 있는 조치를 해야 한다.

의료기관 폐업 시 진료기록 보존 의무는 단순한 행정 절차가 아니라 환자의 연속적 진료와 법적 분쟁 대응을 위한 핵심 장치입니다. 문제에서 “보존계획을 마련하지 않았다”는 것은 기록의 소재와 접근 경로가 불분명한 상태를 의미하므로, 우선적으로 기록의 인계·보관과 열람 절차를 확보하는 것이 보완의 출발점이 됩니다.

진료기록 보존계획의 실무적 의미
의료기관이 폐업하더라도 진료기록은 일정 기간 보존해야 하며, 보존 주체가 사라지기 때문에 누가 어디에 보관하고 누가 어떤 절차로 열람할 수 있는지를 명시해야 합니다. 보존계획이 없다면 환자가 이후 진료를 받을 때 과거 기록을 조회할 경로가 차단되고, 의료분쟁 발생 시 증거로 활용할 수 있는 기록의 신뢰성도 훼손됩니다. 따라서 폐업 시 가장 먼저 확보해야 할 것은 기록의 물리적 보관 장소가 아니라 인계·보관·열람이라는 절차적 연속성입니다.

보기별 판단 근거

보기	판단	근거
1. 직원에게 나누어 보관	부적절	개인에게 분산 보관하면 기록의 무결성과 추적성이 깨지고, 개인정보보호법상 안전조치 의무도 위반할 수 있음
2. 미수금 환자 기록부터 폐기	부적절	보존기간이 남은 기록을 임의 폐기하는 행위로, 미수금 여부는 보존 의무와 무관함
3. 기록의 인계·보관과 열람 절차 확보	정답	보존계획의 핵심 요소로, 기록의 연속성과 접근성을 담보함
4. 최근 1년 기록만 남김	부적절	법정 보존기간을 임의로 단축할 수 없음
5. 전자기록 인쇄 후 원본 삭제	부적절	전자기록은 원본의 무결성과 진본성이 중요하므로 인쇄물로 대체하고 원본을 삭제하면 기록의 증명력이 훼손됨

임상·행정 실무에서의 적용
치과의원 폐업 시 진료기록 보존계획에는 다음 사항이 포함되어야 합니다. 첫째, 보존 책임자를 지정하고 보관 장소를 명확히 합니다. 둘째, 환자 본인 또는 법정대리인이 기록 열람이나 사본 발급을 요청할 때의 접수 창구와 처리 절차를 정합니다. 셋째, 전자차트 시스템을 폐쇄하기 전에 데이터를 안전한 형식으로 이관하고 접근 권한을 통제합니다. 혼동 주의! 기록을 직원에게 나누어 주거나 인쇄물만 남기는 방식은 보존계획으로 인정되지 않으며, 오히려 개인정보 유출과 기록 위변조의 위험을 높입니다.

국가고시 빈출 관점
진료기록 보존 의무는 의료법령에서 정한 법정 보존기간과 폐업 시 처리 절차가 함께 묶여 출제됩니다. 폐업 시 보존계획의 핵심은 ‘누가 보관하고, 누가 열람할 수 있는지’를 절차로 확보하는 것이며, 기록의 임의 폐기나 분산 보관은 모두 위법 소지가 있습니다. 핵심! 보존계획의 부재를 해결하는 우선 조치는 기록 자체의 물리적 처리보다 인계·보관·열람 절차의 수립입니다.