보건관리자가 한 일은 기록으로만 증명됩니다. 감독관이 묻는 것도, 회사가 다음 해 예산을 정할 때 보는 것도, 후임자가 이어받는 것도 결국 서류입니다. 그런데 서류마다 보존기간이 다르고, 어떤 것은 법이 기간을 정하지 않았습니다.

이 장에서는 보건 업무 서류의 법정 보존기간을 정리하고, 기간이 정해지지 않은 업무 기록을 어떻게 남길지 다룹니다.

한눈에 보기 — 법정 보존기간

보존 의무는 사업주에게 있습니다. 보건관리자는 보건 분야 서류가 빠짐없이 쌓이도록 챙깁니다. 서류는 전산입력자료로 보존해도 됩니다(법 제164조제7항).

법 제164조 서류를 보존하지 않으면 과태료 대상입니다(시행령 별표 35, 30·150·300만원).

어떻게 하나요

1. 기간이 없는 서류는 「감독 범위」를 기준으로 삼습니다

교육 서류와 업무일지처럼 법정 기간이 없는 서류는 언제까지 둘지 사업장이 정해야 합니다. 이때 참고할 사실이 하나 있습니다. 노동관서 감독은 원칙적으로 감독 실시일 전 3년간의 산업안전보건법 관련 사항을 범위로 합니다(「근로감독관 집무규정(산업안전보건)」 제12조제3항). 고용노동부 매뉴얼도 교육계획안·서명부·사진 같은 교육 증빙을 3년 보존하도록 안내합니다. 다만 이것은 실무 권고이지 법정 의무로 정해진 기간이 아닙니다.

업무일지도 마찬가지입니다. 시행령 제22조제1항제13호는 보건관리자의 업무로 「업무 수행 내용의 기록·유지」를 정했을 뿐 기간과 서식을 정하지 않았습니다. 「업무일지는 ○년 보존」이라고 말할 근거는 없습니다. 사업장 안전보건관리규정의 문서 보존 조항(시행규칙 별표 3 제8장)에 기간을 정해 두면 회사 기준이 생깁니다.

2. 업무일지에 남길 항목

법정 서식이 없으므로 사업장이 정합니다. 아래는 항목 예시입니다.

• 날짜, 업무 구분(순회점검·상담·교육·측정·검진·위원회 등)
• 한 일과 대상(공정·부서·인원)
• 발견한 문제와 건의 내용, 건의한 상대
• 회사의 조치 결과와 확인일
• 관련 서류의 보관 위치

안전보건관리책임자는 선임 사실과 업무수행 내용을 증명할 서류를 갖춰 둬야 합니다(시행령 제14조제3항). 보건관리자의 업무일지와 결재 기록이 그 증빙의 일부가 됩니다.

3. 보고·결재로 기록을 굳힙니다

순회점검 결과는 구체적으로 적어 사업주나 안전보건총괄책임자에게 보고하고 결재를 받아 문서로 남깁니다. 이 결과는 다음 위험성평가의 기초 자료가 됩니다. 건강관리실 방문·처치 기록은 부서별·개인별·방문 사유별로 통계를 내 두면, 업무 실적이 되면서 보건관리자를 보호하는 근거도 됩니다(고용노동부 매뉴얼).

4. 개별 업무 기록을 빠뜨리지 않습니다

• 위원회 회의록 개최 일시·장소, 출석위원, 심의 내용과 의결·결정 사항, 그 밖의 토의사항을 적습니다(시행령 제37조).
• 산업재해 기록 개요와 피해자 인적사항, 일시·장소, 원인과 과정, 재발방지 계획 4개 항목입니다. 산업재해조사표 사본 또는 요양신청서 사본에 재발방지 계획을 붙여 갈음할 수 있습니다(시행규칙 제72조, 25장).
• 위험성평가 결과 실시 시기와 담당자, 참여한 근로자와 근로자대표 등을 기록해 3년 보존합니다(시행규칙 제37조의4). 상시 50명 이상 사업장은 2027년 1월 1일부터 결과 기록·보존 위반에 과태료(50·150·300만원)가 적용됩니다(시행령 별표 35, 10장).
• MSDS 교육 교육 시간과 내용을 기록해 보존합니다(시행규칙 제169조, 6장).
• 외부 위탁 교육 위탁기관의 교육 실시확인서는 이수일부터 5년 안에 발급받을 수 있습니다(「안전보건교육규정」 제40조).

5. 감독 서류 목록에 맞춰 파일을 나눕니다

집무규정 별표 1은 감독 때 확인하는 주요 서류를 정해 두었습니다. 보건 분야로는 건강진단 실시와 사후조치 서류, 공정별 유해인자 종류·사용량·사용실태, 작업환경측정 실시와 개선 서류, MSDS 이행실태가 있고, 공통으로 위원회·선임·위험성평가·교육·보호구 서류와 안전·보건관계자 직무수행 서류가 있습니다. 파일철을 이 목록대로 나눠 두면 감독(30장)과 인수인계(2장)가 쉬워집니다.

6. 해마다 한 번 정리합니다

연초에 보존기간이 지난 서류를 정리할 때는 순서를 지킵니다.

1. 1. 측정·검진 서류 가운데 고시 물질 관련분(30년)을 먼저 빼 둡니다.
2. 2. 법정 기간이 남은 서류와 회사 규정상 기간이 남은 서류를 나눕니다.
3. 3. 폐기 대상 목록을 만들어 결재를 받은 뒤 정리합니다. 목록 자체는 계속 보관합니다.

자주 하는 실수

• 건강진단 결과를 3년 뒤에 버립니다. 결과표는 5년, 고시 물질 취급 근로자는 30년입니다.
• 업무일지 보존기간을 법정 기간처럼 안내합니다. 법정 기간은 없습니다. 회사 규정으로 정합니다.
• 건의를 말로만 합니다. 결재나 보고 기록이 없으면 업무 수행을 증명하기 어렵습니다.
• 전산 파일을 개인 PC에만 둡니다. 전산 보존은 인정되지만, 후임자와 회사가 찾을 수 있는 곳에 있어야 합니다.

유형별 차이

보건관리전문기관(대행)

• 전문기관은 수탁 업무 서류를 3년간 보존합니다(시행규칙 제21조). 매월 보건관리상태 보고서를 사업주에게 내고, 위탁이 끝나면 사업장관리카드를 사업주에게 넘깁니다(시행규칙 제20조, 33장).

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