(1) 처방전 기재사항과 조제기록부 작성

① 처방전 기재사항과 미비 시 확인 절차

처방전에는 환자의 성명과 주민등록번호, 의료기관의 명칭과 전화번호, 처방 의료인의 성명과 면허 종별이 적혀야 한다.

약사법 시행규칙이 정한 처방전 기재사항에는 의약품의 명칭과 분량, 용법과 용량, 처방 발행 연월일과 사용기간이 포함된다.

기재사항이 빠졌을 때 확인 절차는 임의 판단이 아니라 처방 의사에게 직접 문의해 확인한 뒤 조제하는 순서다.

확인한 내용과 시점을 조제 기록에 남겨 두어야 나중에 조제 경위를 증명할 수 있다.

② 조제기록부 필수 기재사항

조제기록부의 필수 기재사항으로는 환자 성명과 주민등록번호, 처방 의료기관과 처방 의사가 있다.

여기에 조제 연월일과 조제 내용, 조제한 약사의 성명까지 채워야 완결된 기록으로 인정된다.

조제 내용에는 실제 조제한 의약품명과 분량, 용법이 들어가고 대체조제를 했다면 그 사실도 함께 적는다.

기재 항목이 하나라도 비면 기록의 증명력이 떨어지므로 조제 당일에 채워 두는 편이 안전하다.

③ 서류별 보존 기간 체계

약사법은 처방전 보존 기간 2년, 조제기록부 보존 기간 5년으로 서류마다 기간을 다르게 정하고 있다.

요양급여비용 청구 관련 서류 보존 기간은 청구 근거를 남기기 위해 5년으로 잡혀 있다.

마약류 취급 기록을 담은 장부 보존은 2년이 기준이고 저장시설 점검부 2년 보관도 같은 축에서 관리한다.

보존 기간은 조제일이나 청구일을 기산점으로 세므로 시작일을 잘못 잡으면 기간 계산이 어긋난다.

기간이 짧은 2년 서류와 긴 5년 서류를 나누어 보관하면 폐기 시점을 관리하기 쉬워진다.

④ 보존 기간 수치 기준 정리표

(2) 마약류 기록과 전자문서 보존 및 폐기

① 마약류 취급 기록과 저장시설 점검부

마약류 취급 기록은 품목별 수불 내역과 사용량, 재고량이 서로 맞아떨어지도록 관리한다.

마약류 저장시설은 잠금장치를 갖춘 상태로 유지하고 점검 결과를 저장시설 점검부에 적는다.

장부 보존과 저장시설 점검부 2년 보관이 원칙이어서 기간 안에는 언제든 제시할 수 있어야 한다.

재고 불일치가 확인되면 수치를 임의로 맞추지 말고 사유를 기록한 뒤 보고 절차를 밟는다.

② 전자문서 보존 요건과 안전 파기

조제기록부를 전자문서 형태로 보존할 때에는 위조와 변조를 막을 수 있는 요건을 갖추어야 인정된다.

전자문서 형태의 기록 보존 요건으로는 작성자 확인과 열람 권한 통제, 백업과 복구 체계가 함께 요구된다.

서류 폐기 시 개인정보 안전 파기 원칙에 따라 종이는 분쇄나 소각으로 복원이 불가능하게 처리한다.

전자기록은 파일 삭제만으로 부족하므로 복구가 되지 않도록 저장매체를 초기화하거나 파괴한다.

폐기 대상과 일시, 방법, 담당자를 대장에 남기면 사후 확인 요구에 근거를 댈 수 있다.

(3) 비용 서류 발급과 조사 대응, 책임

① 약제비 계산서와 영수증 발급

약국은 조제 후 약제비 계산서를 내주어야 하고 영수증 발급 의무와 서식은 정해진 기준을 그대로 따른다.

영수증은 약제비와 조제행위료 구분 표기를 원칙으로 해 환자가 본인부담 내역을 확인할 수 있게 한다.

총액만 적고 항목을 하나로 합산해 표시하면 구분 표기 요건을 채우지 못한 것으로 본다.

조제 내역 확인 요구에 대한 응대는 회피가 아니라 조제한 의약품과 비용 산정 근거를 설명하는 방향이다.

설명으로 정리되지 않으면 심사평가원의 확인 제도를 안내해 환자가 절차를 밟도록 돕는다.

② 사본 발급 제한과 조사 대응, 위반 책임

처방전 사본 발급과 개인정보 제공 제한은 함께 묶여 있어 본인 요청이 원칙이고 제3자 제공은 제한된다.

대리인이 요청하면 위임 사실과 신분을 확인한 뒤에야 교부할 수 있고 확인 없이 내주지 않는다.

현지조사와 자율점검 시 요구 서류 목록에는 처방전과 조제기록부, 청구 자료, 매입과 매출 자료가 들어간다.

기록 위조가 확인되면 환수와 형사책임이 따르고 허위 작성 시 행정처분으로 업무정지가 내려질 수 있다.

조사 과정에서 서류를 뒤늦게 만들면 위반이 무거워지므로 평소에 제때 기록하는 편이 안전하다.

③ 발급 서류와 사본·조사 대응 정리표